Un flujo de reservas estacionales diseñado para equilibrar demanda, capacidad y tiempos de respuesta reales.
Una productora audiovisual con picos de trabajo marcados por temporadas (festivales, lanzamientos de campañas, rodajes de verano) necesitaba un sistema de reservas que no colapsara en los momentos de alta demanda. El proceso anterior dependía de correos electrónicos y hojas de cálculo compartidas, lo que generaba retrasos, dobles reservas y clientes insatisfechos. El objetivo era construir un flujo que permitiera al equipo de producción gestionar solicitudes sin perder de vista los límites reales de cada período.
En lugar de construir un sistema genérico de booking, nos centramos en las restricciones concretas del negocio: capacidad de estudio, disponibilidad de equipos técnicos y ventanas de postproducción. Definimos tres temporadas con reglas distintas —alta, media y baja— y diseñamos un flujo que obligaba al usuario a seleccionar primero el tipo de servicio y la fecha estimada antes de ver disponibilidad. Esto redujo la ambigüedad y evitó que se reservaran recursos sin contexto. También se implementó un límite de solicitudes simultáneas por cliente para evitar acaparamiento en semanas críticas.
El flujo se dividió en tres pantallas: selección de temporada y servicio, confirmación de disponibilidad con ventanas de tiempo reales, y resumen con condiciones específicas de cada período (plazos de cancelación, tarifas diferenciadas, tiempos de respuesta). Se integró con el calendario interno de la productora mediante una API sencilla que sincronizaba los bloqueos de agenda. Las pruebas se hicieron con datos históricos de dos temporadas anteriores para validar que el sistema no permitiera sobreventa.
El flujo redujo un 40 % los errores de doble reserva en el primer trimestre de uso. El equipo de producción reportó una disminución significativa en el tiempo dedicado a conciliar agendas, y los clientes recibieron confirmaciones más rápidas durante los picos de demanda. El sistema no resolvió todos los problemas de capacidad —eso dependía de decisiones de inversión— pero eliminó la fricción operativa que generaba el método anterior.